Datenschutz

Datenschutz Beschäftigte / Bewerber

A. Allgemeines

I. Verantwortlicher

Mit diesem Datenschutzhinweis wird von der

• Weig Holding GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Cederwald Holding GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig Technical Liner GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Moritz J. Weig GmbH & Co. KG.,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Tecnokarton GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig-Casack GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/84182, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig Packaging GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig-Packaging Holding GmbH,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Nord-Westdeutsche Papierrohstoffe GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/95720, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Neuhaus Handels GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113. 56727 Mayen, Tel.: 09191/978750, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Alpa Rohstoffhandel, Logistik und Spedition GmbH,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/84500, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,

und der

• Buchmann GmbH,
  Wasgaustraße 5, 76855 Annweiler, Tel.: 06346/9270, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

- zusammen auch als "WEIG-Gruppe" bezeichnet -

ihre bestehende gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 DatenschutzGrundverordnung, „DS-GVO“, im Hinblick auf eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis bzw. im Rahmen von Bewerbungen erfüllt.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unseres Datenschutzhinweises, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten. Wenden Sie sich bitte an uns, wenn Sie weitere Fragen haben.

II. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind alle Informationen, welche sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre Sprache, Ihre E-Mail Adresse, Ihre Bankverbindungen und Ihr Geburtsdatum.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 4 Nr. 2 DS-GVO liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen.

B. Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung.

Primäre gesetzliche Ermächtigungsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis ist § 26 BDSG.

Entsprechende Rechtsgrundlagen für anderweitige Datenverarbeitungen stellen wir Ihnen nachstehend vor.

Bewerber werden gemäß § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG Arbeitnehmern gleichgestellt, d.h. für sie gelten identische Vorgaben im Hinblick auf den Datenschutz.

Unter den folgenden Voraussetzungen darf eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis basierend auf der gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage des § 26 BDSG durchgeführt werden: Eine Datenverarbeitung ist erforderlich hinsichtlich der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, oder sie ist zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung des Beschäftigten (betriebsverfassungsrechtliche Zwecke) erforderlich.

Zudem kann eine Datenverarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten oder schwerwiegenden Pflichtverletzungen im Beschäftigungsverhältnis erfolgen oder wenn eine Betriebsvereinbarung dies erlauben sollte.

Sämtliche von uns verarbeiteten Daten sind für eine Erreichung dieser Zwecke erforderlich. Sie sind daher bei Vertragsschluss und bei der Vertragsdurchführung verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten bereitzustellen, andernfalls können wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen.

Im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Ermächtigungsgrundlage einschlägig.

Des Weiteren kann eine Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stattfinden, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Ein solches berechtigtes Interesse liegt immer dann vor, wenn wir ein wirtschaftliches, rechtliches oder ideelles Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen.

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, soweit dies nicht auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage gestützt wird, nur verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises. Nach der Auffassung des Gesetzgebers kann eine solche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG insbesondere dann von Ihnen abgegeben werden, wenn für Sie ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird, z.B. die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zur Gesundheitsförderung, die Erlaubnis zur privaten Nutzung der betrieblichen IT-Systeme oder wenn Arbeitgeber und Beschäftigte gleichgelagerte Interessen verfolgen, z.B. die Aufnahme von Name und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste oder die Nutzung von Fotos der Beschäftigten im Internet/Intranet. Nur in diesen Fällen werden wir ggf. eine freiwillige Einwilligung unter Beachtung der vorstehend dargestellten Voraussetzungen von Ihnen einholen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.

Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt.

C. Ergänzende Hinweise für Kommunikation per Microsoft Teams

Wir verwenden Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen.

Mit diesen ergänzenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online-Meetings unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

Falls Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen können oder wollen, ist es möglich, Microsoft Teams über Ihren Browser zu nutzten. Der Dienst wird dann insoweit über die Website von Microsoft Teams erbracht.

Im Rahmen unserer Online-Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

- Kommunikationsdaten, z.B. Ihre E-Mail Adresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben

- Audio- und Videodaten, um die Wiedergabe von Videos und Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten von Videokamera und Mikrofon Ihres Endgeräts verarbeitet

- Logfiles, Protokolldaten
- Metadaten, z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Meeting-ID, Telefonnummern usw. - Profildaten, z.B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt allerdings auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. So ist etwa ein Profilbild optional. Auch haben Sie ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Machen Sie davon Gebrauch, werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um sie im Online-Meeting anzuzeigen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams Anwendung abschalten bzw. stummstellen. Auch können Sie die Nutzung der Chatfunktion jederzeit einstellen.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“.

Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Meetings. Nur in Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung stattfinden, wenn die Teilnehmenden zuvor ausdrücklich und transparent auf die geplante Aufzeichnung hingewiesen wurden, sie soweit erforderlich zugestimmt haben, und ergänzende Datenschutzinformationen erhalten haben u.a. zum konkreten Zweck der Aufzeichnung und den Adressaten, denen die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden soll. Rechtsgrundlage ist, falls erforderlich, die Einwilligung des Betroffenen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO, welche freiwillig ist. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365. Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der EU. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DS-GVO mit Microsoft abgeschlossen. Dabei sind auch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart, wie etwa die Verschlüsselung von Daten.

Im Ausnahmefall kann Microsoft zum Zweck der Fernwartung einen Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird sodann von uns geprüft und bei Genehmigung erteilt. Der Zugriff kann ggf. von verbundenen Unternehmen von Microsoft außerhalb der EU erfolgen. Wir haben für diesen Fall Maßnahmen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Wir können nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Server erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden.

Eine Datenübermittlung an Unternehmen in den USA erfolgt auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 3 DS-GVO, worin festgelegt wurde, dass in den USA ein angemessenes Schutzniveau vorhanden ist.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. Für diese Datenverarbeitungstätigkeiten ist Microsoft eigenständig Verantwortlicher, sodass Sie sich für weitere Informationen an Microsoft wenden können.

Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

D. Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns bewerben, beispielsweise per E-Mail oder Post oder online, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten von uns verarbeitet, um zu prüfen, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen und durchführen möchten.

Unser Software-Partner d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg, wurde von uns auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet und wird Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und nur im Rahmen der Auftragserfüllung als Auftragsverarbeiter verarbeiten.

Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mail Adresse und Telefonnummern gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie beispielsweise Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse, ggf. Schwerbehinderungsgrad sowie Arbeitszeugnisse erfasst. Die von Ihnen übersendeten bzw. eingegeben Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt.

Vier Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.

Eine Speicherung in einem Bewerberpool erfolgt nur dann, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre freiwillige Einwilligungserklärung abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises. Diese Speicherung erfolgt höchstens für einen Zeitraum von zwei Jahren.

Wenn wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zur Begründung, Durchführung und ggf. zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet. Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich. Ermächtigungsgrundlage ist § 26 Abs. 8 S. 2 BDSG.

E. Dauer der Datenverarbeitung

Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich grundsätzlich danach, für welchen Zeitraum die Verarbeitung zur Zweckerfüllung erforderlich ist. Nach Ihrem Ausscheiden als Mitarbeiter erfolgt eine datenschutzrechtliche Löschung der Daten nach dem Ablauf von drei Jahren zum Jahresende, wobei das Jahr, in dem Sie ausgeschieden sind, nicht mitgezählt wird. Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Vier Monate nach der Abendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht. Vorstehende Löschungsfristen gelten dann nicht, wenn und soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa sozialversicherungsrechtlicher, handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Art, längere Löschfristen erfordern.

F. Empfänger der personenbezogenen Daten

Bei uns erfolgt eine Übermittlung innerhalb der Fachabteilungen, insbesondere Geschäftsleitung, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, IT, soweit dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.

Bei uns kann eine konzerninterne Datenübermittlung erfolgen. Primäre Ermächtigungsgrundlage für eine Datenübermittlung im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn eine Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, sofern nicht Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, welche als Auslegungshilfen der DS-GVO anzusehen sind, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für eine Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist eine solche innerhalb des Konzerns für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Beschäftigten und Bewerbern als berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren.

Zwischen den Gesellschaften der WEIG-Gruppe wurde ein Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO für den Bereich HR / Personalwesen abgeschlossen. Oben aufgeführte Vertragsparteien bestimmen gemeinsam entsprechende Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten werden vor allem in Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen und im Rahmen von Bewerbungen verarbeitet. Zentrale Gesellschaft dafür ist im Rahmen der WEIG-Gruppe das Unternehmen Weig Holding GmbH & Co. KG hinsichtlich der dort implementierten Personalabteilung, welche gemeinsam mit den jeweiligen Konzerngesellschaften der WEIG-Gruppe Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten in dem Zusammenhang bestimmt. Seitens der Cederwald Holding GmbH & Co. KG werden zudem für Beschäftigte der Konzerngesellschaften der WEIG-Gruppe zentral Reiseplanungen und ggf. Assistenz und Stabsstellentätigkeiten durchgeführt.

Wir kommen unserer gesetzlichen Pflicht hinsichtlich der Zurverfügungstellung der wesentlichen Punkte des Vertrages über eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 S. 2 DS-GVO mit diesem gemeinsamen Datenschutzhinweis nach. Ihre Betroffenenrechte können Sie gegenüber der Weig Holding GmbH & Co. KG, aber selbstverständlich auch gegenüber jeder der oben aufgeführten Gesellschaften geltend machen. Weitere Informationen hinsichtlich der einzelnen Verträge über eine gemeinsame Verantwortlichkeit stellen wir Ihnen bei B darf gerne kostenlos zur Verfügung.

Hinweisen möchten wir noch auf folgende Systeme:

Wir verwenden Microsoft Office 365 als Cloud Anwendung, eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland, wobei der Hauptsitz von Microsoft in den USA liegt. Auf unter C. dargestellte Ausführungen darf verwiesen werden. Auch darauf bezieht sich der Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO der einzelnen Gesellschaften der WEIG-Gruppe für den Bereich HR / Personalwesen, wie oben dargestellt. Eine Datenübermittlung an Unternehmen in den USA erfolgt auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 3 DS-GVO, worin festgelegt wurde, dass in den USA ein angemessenes Schutzniveau vorhanden ist.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Wir verwenden zudem Microsoft Sharepoint Online als Intranet, wobei folgende Arten personenbezogener Daten der Mitarbeiter verarbeitet werden: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, ggf. geschäftliches Mobiltelefon, Firma, Abteilung, Funktion. Zugriffsmöglichkeiten bestehen für sämtliche Gesellschaften der WEIG-Gruppe. Auch darauf bezieht sich der Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO der einzelnen Gesellschaften der WEIG-Gruppe für den Bereich HR / Personalwesen, wie oben dargestellt. Microsoft Sharepoint Online ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365. Auf oben zu "Office 365" und unter C. dargestellte Ausführungen darf verwiesen werden.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Wir verwenden zudem das konzernweite HR System "SuccessFactors" des Herstellers SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Walldorf, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Hinblick auf SAP SuccessFactors und SAP Cloud gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen haben. In „SuccessFactors“ werden insbesondere personenbezogene Daten von Bewerbern und Beschäftigten verarbeitet werden. Zugriffsmöglichkeiten bestehen für sämtliche Gesellschaften der WEIG-Gruppe, wobei jede Gesellschaft jedoch nur Zugriff auf bei ihr beschäftigte Mitarbeiter hat. Auch darauf bezieht sich der Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO der einzelnen Gesellschaften der WEIG-Gruppe für den Bereich HR / Personalwesen, wie oben dargestellt.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Eine darüberhinausgehende Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur dann, wenn es zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist und wir uns auf eine entsprechende Rechtsgrundlage dafür stützen können, insbesondere auf unser berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Darunter fallen beispielsweise Kreditinstitute, Finanzämter, Sozialversicherungsträger, Agenturen für Arbeit, Krankenversicherungen, Versorgungskassen oder Rentenversicherungsträger, soweit es zur Erfüllung des Zwecks erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Sämtliche Voraussetzungen des Art. 28 DS-GVO werden beachtet.

G. Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen

Die gesamte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns findet in Deutschland statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns an Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union, sog. Drittstaaten, erfolgt nicht, soweit nicht in dem Dokument abweichend angegeben.

H. Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen. So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung. Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“, Datenschutz durch Technikgestaltung, und des „privacy by default“, Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

I. Ihre Rechte / Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, z.B. Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte sowie deren Geltendmachung ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an oben dargestellte Kontaktdaten oder an den Datenschutzbeauftragten:

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. Tel.: 02651 84-0

Version: 2, gültig ab Dezember 2023.
Es gilt jeweils unsere aktuellste Fassung dieses Datenschutzhinweises.

Datenschutz Geschäftspartner

A. Allgemeines

I. Verantwortlicher

Mit diesem Datenschutzhinweis wird von der

• Weig Holding GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Cederwald Holding GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig Technical Liner GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Moritz J. Weig GmbH & Co. KG.,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Tecnokarton GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig-Casack GmbH & Co. KG,
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  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Weig-Packaging Holding GmbH,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/840, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Nord-Westdeutsche Papierrohstoffe GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/95720, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Neuhaus Handels GmbH & Co. KG,
  Polcher Str. 113. 56727 Mayen, Tel.: 09191/978750, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,
• Alpa Rohstoffhandel, Logistik und Spedition GmbH,
  Polcher Str. 113, 56727 Mayen, Tel.: 02651/84500, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.,

und der

• Buchmann GmbH,
  Wasgaustraße 5, 76855 Annweiler, Tel.: 06346/9270, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

- zusammen auch als "WEIG-Gruppe" bezeichnet -

ihre bestehende gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung, „DS-GVO“, im Hinblick auf eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ku den, Interessenten, Geschäftspartnern und Lieferanten erfüllt.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unseres Datenschutzhinweises, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten. Wenden Sie sich bitte an uns, wenn Sie weitere Fragen haben.

II. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind alle Informationen, welche sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, welche direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Darunter fallen beispiel weise Informationen wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Bankverbindungen, insbesondere des Ansprechpartners und von Mitarbeitern unserer Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern und Lieferanten.

Falls Sie als Einzelkaufmann oder als Ein-Mann-GmbH oder als Ein-Mann-AG tätig sind, gelten zudem alle Daten, welche wir zu Ihrem Unternehmen verarbeiten, als personenbezogene Daten.

III. Verarbeitung personenbezogener Daten

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 4 Nr. 2 DS-GVO liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen.

Eine Verarbeitung, z.B. Erhebung, Speicherung, Übermittlung, Nutzung, von personenbezogenen Daten ist zulässig, wenn diese Vorgänge gesetzlich erlaubt sind oder wenn Sie eingewilligt haben. Entsprechende Rechtsgrundlagen für unsere Datenverarbeitungen stellen wir Ihnen nachstehend vor. Der Verarbeitungsumfang Ihrer personenbezogenen Daten wird durch den jeweiligen Zweck begrenzt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.

B. Allgemeine Verarbeitungsvorgänge

I. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden, Interessenten, Geschäftspartnern und Lieferanten

Wir verarbeiten Ihre Daten, welche wir von Ihnen erheben oder Sie uns mitteilen, insbesondere, um ein Vertragsverhältnis mit Ihnen zu begründen und um das mit Ihnen bestehende Vertragsverhältnis erfüllen zu können, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO.

Das Vorgenannte beinhaltet auch eine Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, welche auf Antrag von Ihnen erfolgen.

Von uns direkt von Ihnen bei Vertragsschluss erhobene personenbezogene Daten sind für den Abschluss des jeweiligen Vertrages erforderlich.

Um ein Angebot für Sie erstellen zu können und den jeweiligen Vertrag durchführen zu können, sind Sie vertraglich verpflichtet, die erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen. Eine Nichtbereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten kann dazu führen, dass die Vertragserfüllung nicht durchgeführt werden kann.

Wir verarbeiten in dem Rahmen insbesondere Daten Ihrer Organisation, entsprechende Kontaktdaten, auch der Ansprechpartner, finanzielle Daten, besonders Zahlungsdaten, sowie Daten im Zusammenhang mit dem jeweils abgeschlossenen Vertrag, soweit sie zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich sind. Wenn Sie und/oder Ihre Mitarbeiter ein Produkt und/oder eine Dienstleistung bestellen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auch zu Kommunikationszwecken und zur Bereitstellung der bestellten Produkte und Dienstleistungen.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen entsprechende Angebote zu unterbreiten oder auszuwerten, einen Auftrag zu verwalten oder Supportleistungen erbringen zu können.

Identisches gilt auch dann, wenn wir von Ihnen als Lieferant Produkte oder Dienstleistungen beziehen.

Im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO entsprechende Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten abhängig von der jeweiligen gesetzlichen Pflicht, z.B. im Hinblick auf Vorgaben des Geldwäschegesetzes.

Darüber hinaus ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“, unsere Ermächti gungsgrundlage, wenn wir ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse an der Datenverarbeitung haben und schutzwürdigen Rechte, Interessen oder Grundrechte der Betroffenen nicht überwiegen

Personenbezogene Daten werden auch von uns verarbeitet, wenn Sie Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO dazu erteilen. Eine Nichtabgabe dieser Einwilligung oder deren Widerruf lässt jedoch eine Möglichkeit des Rückgriffs auf gesetzliche Ermächtigungsgrundlagen, insbesondere Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, „Erforderlichkeit hinsichtlich der Vertragserfüllung“, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO, „gesetzliche Verpflichtung“, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“, hinsichtlich der Datenverarbeitung unberührt. Ihre Einwilligungserklärung ist freiwillig. Eine Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

II. Bestellungen WOS - WEIG Online Services

Wenn Sie in unserem Webshop "WOS - WEIG Online Services", der ausschließlich Unternehmern offensteht, bestellen möchten, ist es für den Vertragsabschluss erforderlich, dass Sie Ihre persönlichen Daten angeben, die wir zum Zweck der Abwicklung Ihrer Bestellung und damit zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages benötigen.

Im Hinblick auf Details nehmen wir Bezug auf das Dokument "Vereinbarung zum WEIG Online Service", welches wir Ihnen hinsichtlich der Registrierung für "WOS - WEIG Online Services" zukommen lassen werden.

Da wir Ihre Unternehmereigenschaft verifizieren müssen, können wir Ihnen keine Möglichkeit eröffnen, als Gast zu bestellen, ohne dass Sie ein Kundenkonto über unseren Vertrieb anlegen.

Durch das Kundenkonto können wir Ihre Daten für spätere weitere Einkäufe speichern. Alle weiteren Daten, inklusive Ihres Nutzerkontos, können Sie im Kundenbereich stets löschen.

Wir können die von Ihnen angegebenen Daten zudem verarbeiten, um Sie über weitere interessante Produkte aus unserem Portfolio zu informieren oder Ihnen E-Mails mit technischen Informationen zukommen lassen.

Bei Bestellung aus dem Kundenkonto, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten. Pflichtangaben sind entsprechend gekennzeichnet und zur Erfüllung des Zweckes erforderlich, welche für den Zweck des persönlichen Zugangs und der Bestellung verwendet werden. Weitere personenbezogene Daten können Sie auf freiwilliger Basis angeben, wie z.B. Ihr Geburtsdatum. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gespeichert und verarbeitet, um Ihre Bestellung abwickeln zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b DS-GVO, „Vertragserfüllung“, ggf. hinsichtlich des Kundenadministrators Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“.

Für die Zustellung Ihrer bestellten Ware arbeiten wir mit Versanddienstleistern zusammen. Zum Zwecke der Zustellung übermitteln wir an den jeweiligen Versanddienstleister Ihren Namen sowie Ihre Lieferadresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO, „Vertragserfüllung“.

Um Sie über den aktuellen Versandstatus Ihrer Bestellung informieren zu können, geben wir Ihre E-Mail Adresse an unsere Versanddienstleister weiter. Sie können der Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit durch eine Nachricht an uns oder den entsprechenden Versanddienstleister widersprechen. In einem solchen Fall ist eine Lieferankündigung bzw. Abstimmung des Liefertermins jedoch nicht mehr möglich.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“.

Wir sind aufgrund handelsund steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- und Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern. Allerdings nehmen wir nach drei Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d.h. Ihre Daten werden ab diesem Zeitpunkt nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt.

Zur Verhinderung unberechtigter Zugriffe Dritter auf Ihre persönlichen Daten wird der Bestellvorgang per TLS-Technik verschlüsselt.

C. Kontaktaufnahme

I. Allgemeines

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail, Post, Kontaktformular, Telefon oder Fax werden die von Ihnen mitgeteilten Daten, z.B. Ihre E-Mail Adresse, Ihr Name und Ihre Telefonnummer, von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, falls die Anfrage einem Vertrag zugeordnet wird, nach den Fristen zur Vertragslaufzeit, ansonsten nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Der Verarbeitungsumfang Ihrer personenbezogenen Daten wird durch den jeweiligen Zweck begrenzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“.

II. Ergänzende Hinweise für Kommunikation per Microsoft Teams

Wir verwenden Microsoft Teams, um Online-Meetings durchzuführen.

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online-Meetings unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.

Falls Sie nicht mit uns über Microsoft Teams kommunizieren möchten, können Sie uns über alle unsere übrigen Kommunikationswege erreichen. Außerdem können Sie uns stattdessen Ihrerseits über Ihr eigenes Meeting-Tool zu einem Online-Meeting einladen.

Falls Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen können oder wollen, ist es möglich, Microsoft Teams über Ihren Browser zu nutzten. Der Dienst wird dann insoweit über die Website von Microsoft Teams erbracht.

Im Rahmen unserer Online-Meetings unter Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

- Kommunikationsdaten, z.B. Ihre E-Mailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben

- Audio- und Videodaten, um die Wiedergabe von Videos und Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten von Videokamera und Mikrofon Ihres Endgeräts verarbeitet

- Logfiles, Protokolldaten
- Metadaten, z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, Meeting-ID, Telefonnummern usw. - Profildaten, z.B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt allerdings auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. So ist etwa ein Profilbild optional. Auch haben Sie ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Machen Sie davon Gebrauch, werden Ihre Texteingaben verarbeitet, um sie im Online-Meeting anzuzeigen. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Sie können die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams Anwendung abschalten bzw. stummstellen. Auch können Sie die Nutzung der Chatfunktion jederzeit einstellen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“.

Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Meetings. Nur in Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung stattfinden, wenn die Teilnehmenden zuvor ausdrücklich und transparent auf die geplante Aufzeichnung hingewiesen wurden, sie soweit erforderlich zugestimmt haben, und ergänzende Datenschutzinformationen erhalten haben u.a. zum konkreten Zweck der Aufzeichnung und den Adressaten, denen die Aufzeichnung zur Verfügung gestellt werden soll. Rechtsgrundlage ist, falls erforderlich, die Einwilligung des Betroffenen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365. Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der EU. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne von Art. 28 DS-GVO mit Microsoft abgeschlossen. Dabei sind auch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen vereinbart, wie etwa die Verschlüsselung von Daten.

Im Ausnahmefall kann Microsoft zum Zweck der Fernwartung einen Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird sodann von uns geprüft und bei Genehmigung erteilt. Der Zugriff kann ggf. verbundenen Unternehmen von Microsoft außerhalb der EU erfolgen. Wir haben für diesen Fall Maßnahmen getroffen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Wir können nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Server erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden.

Eine Datenübermittlung an Unternehmen in den USA erfolgt auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 3 DS-GVO, worin festgelegt wurde, dass in den USA ein angemessenes Schutzniveau vorhanden ist.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. Für diese Datenverarbeitungstätigkeiten ist Microsoft eigenständig Verantwortlicher, sodass Sie sich für weitere Informationen an Microsoft wenden können.

Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy

D. Werbung

Wir beabsichtigen, die von Ihnen mitgeteilten bzw. von uns erhobenen Daten bei einem bestehenden Kundenverhältnis sowie bei sonstigen entgeltlichen Vertragsverhältnissen auch zu Werbezwecken zu verarbeiten. Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO, „berechtigtes Interesse“. Ein solches berechtigtes Interesse ist nach den Erwägungsgründen zur DS-GVO insbesondere im Hinblick auf sog. Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 Satz 7, gegeben. Unter dem Begriff der Direktwerbung versteht man die unmittelbare Ansprache eines Nachfragers durch einen Anbieter mit der Zielsetzung, den entgeltlichen Absatz von Produkten oder Dienstleistungen zu fördern. Auch Kundenzufriede heitsbefragungen oder Teilnahmen an Umfragen können unter den rechtlichen Begriff der Werbung fallen. Die weiteren gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des § 7 Abs. 3 UWG, werden selbstverständlich beachtet.

Ohne bestehendes Kundenverhältnis bzw. ohne sonstiges entgeltliches Vertragsverhältnis verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann zu Werbezwecken, wenn Sie uns dazu Ihre freiwillige Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO.

Mit Ihrer Einwilligung können Sie beispielsweise auch unseren Newsletter abonnieren, mit dem wir Sie über unsere aktuellen Angebote und Veranstaltungen informieren. Für die Anmeldung zu unserem Newsletter über unsere Website verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Pflichtangabe für die Übersendung des Newsletters ist allein Ihre E-Mail Adresse. Die Angabe weiterer, gesondert markierter Daten ist freiwillig und wird verwendet, um Sie persönlich ansprechen zu können. Nach Ihrer Bestätigung speichern wir Ihre personenbezogenen Daten zum oben genannten Zweck. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. Diese Einwilligung ist freiwillig. Sie können sie ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten hätten. Sie können diese Einwilligung zudem jederzeit mit Zukunftswirkung durch Klick auf den in jeder Newsletter-E-Mail bereitgestellten Link, per E-Mail oder durch eine Nachricht an in diesem Datenschutzhinweis angegebene Kontaktdaten widerrufen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile drohen.

Die Werbung erfolgt postalisch, auf elektronischem Wege, u.a. E-Mail, Social Media, per SMS/MMS oder per Anruf, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Die Werbemaßnahmen beziehen sich insbesondere auf sämtliche Produkte und sämtliche Dienstleistungen von uns, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Umfragen sowie Messen und Veranstaltungen.

Sie können Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken und Datenanalyse einlegen. Die entsprechenden Kontaktdaten sind am Ende dieses Datenschutzhinweises aufgeführt. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Werbezwecke verarbeitet und aus den entsprechenden Werbeverteilern gelöscht.

E. Dauer der Datenverarbeitung

Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich grundsätzlich danach, für welchen Zeitraum die Verarbeitung zur Zweckerfüllung erforderlich ist.

Datenschutzrechtliche Löschungsfristen gelten dann nicht, wenn und soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa sozialversicherungsrechtlicher, handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Art, beispielsweise nach § 257 HGB oder § 147 AO, längere Löschfristen erfordern.

F. Empfänger der personenbezogenen Daten

Bei uns erfolgt eine Übermittlung innerhalb der Fachabteilungen, soweit dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.

Bei uns kann eine konzerninterne Datenübermittlung erfolgen. Primäre Ermächtigungsgrundlage für eine Datenübermittlung im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn eine Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, sofern nicht Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, welche als Auslegungshilfen der DS-GVO anzusehen sind, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für eine Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist eine solche innerhalb des Konzerns für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Kunden als berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren. Interne Verwaltungszwecke bezogen auf Kundendaten in dem Sinne können u.a. ein zentrales Kundenmanagement, ein konzerninternes Reporting oder im Fall des Zugriffs auf Daten innerhalb von Matrixstrukturen in einer Unternehmensgruppe sein.

Zwischen den Gesellschaften der WEIG-Gruppe wurde jeweils ein Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO für folgende Bereiche abgeschlossen: IT, Marketing & Kommunikation, CRM und ERP Systeme, Einkauf und Supply Chain sowie EHS. Oben aufgeführte Vertragsparteien bestimmen gemeinsam entsprechende Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten. Personenbezogene Daten werden vor allem in Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung von Kundenverhältnissen sowie im Hinblick auf Interessenten, Geschäftspartner und Lieferanten verarbeitet. Zentrale Gesellschaft dafür ist im Rahmen der WEIG-Gruppe das Unternehmen Weig Holding GmbH & Co. KG, bei dem entsprechende Bereiche IT, Marketing & Kommunikation, CRM und ERP Systeme, Einkauf und Supply Chain sowie EHS angesiedelt sind, welches gemeinsam mit den jeweiligen Konzerngesellschaften der WEIG-Gruppe Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt. Wir kommen unserer gesetzlichen Pflicht hinsichtlich der Zurverfügungstellung der wesentlichen Punkte des Vertrages über eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 S. 2 DS-GVO mit diesem gemeinsamen Datenschutzhinweis nach. Ihre Betroffenenrechte können Sie gegenüber der Weig Holding GmbH & Co. KG, aber selbstverständlich auch gegenüber jeder der oben aufgeführten Gesellschaften geltend machen. Weitere Informationen hinsichtlich der Verträge über eine gemeinsame Verantwortlichkeit stellen wir Ihnen bei Bedarf gerne kostenlos zur Verfügung.

Wir verwenden zudem Microsoft Office 365 als Cloudanwendung, eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland. Auf unter C., II. dargestellte Aspekte darf in dem Zusammenhang verwiesen werden. Auch darauf bezieht sich der Vertrag über eine gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DS-GVO der einzelnen Gesellschaften der WEIG-Gruppe, wie oben dargestellt. Eine Datenübermittlung an Unternehmen in den USA erfolgt auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 Abs. 3 DS-GVO, worin festgelegt wurde, dass in den USA ein angemessenes Schutzniveau vorhanden ist.

Des Weiteren können Übermittlungen an externe Dritte vorgenommen werden, soweit das Vorgenannte zur Erreichung des Zwecks erforderlich und rechtlich zulässig ist, beispielsweise an: Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Steuerberatungsgesellschaften, Rechtsanwaltskanzleien, Finanzierungsgesellschaften, Banken, Factoringunternehmen, sonstige Zessionare, Werbeagenturen, Lettershops, Druckereien, Postdienstleister, Spediteure, Behörden, u.a. Finanzämter, Zoll, Versicherungsgesellschaften, Gesellschaften, welche die Bonität prüfen, IT Dienstleister, Inkasso Gesellschaften, Datenträgerentsorgungsgesellschaften, Gläubigerschutzverbände sowie sonstige Wirtschaftsauskunftsdienste. Ermächtigungsgrundlage für eine Datenübermittlung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind vertraglich auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet. Auftragsverarbeiter werden Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, nach Weisungen von uns und nur im Rahmen der Auftragserfüllung verarbeiten.

G. Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen

Die gesamte Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet grundsätzlich in Deutschland oder in Mitgliedstaaten der Europäischen Union statt.

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten durch uns an Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union, sog. Drittländer, oder an andere internationale Organisationen erfolgt grundsätzlich nicht, soweit nicht in dem Datenschutzhinweis abweichend dargestellt. Soweit wir personenbezogene Daten im Einzelfall an Unternehmen in Drittländer übermitteln sollten, erfolgt das Vorgenannte nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 Abs. 3 DS-GVO bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien, z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder eine Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder eine Einwilligung des Betroffenen vorhanden ist, Art. 44 ff. DS-GVO.

H. Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen. So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung. Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“, Datenschutz durch Technikgestaltung, und des „privacy by default“, Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

I. Ihre Rechte / Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, z.B. Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte sowie deren Geltendmachung ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an oben dargestellte Kontaktdaten oder an den Datenschutzbeauftragten:

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. Tel.: 02651 84-0

Version: 1, gültig ab Dezember 2023.

Es gilt jeweils unsere aktuellste Fassung dieses Datenschutzhinweises.

Der Kunde / Interessent / Geschäftspartner / Lieferant ist verpflichtet, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen einzusehen und seinen Mitarbeitern zugänglich zu machen, wenn personenbezogene Daten von diesen durch uns verarbeitet werden bzw. werden können.